Smartare försäljning med hjälp av smartare dokumenthantering

Kan verkligen en smart dokumenthanteringslösning hjälpa era säljare att bli mer effektiva i sin försäljning och stänga fler affärer? Svaret är ja, och i den här artikeln ska vi förklara hur detta är möjligt.

Dokument är ett viktigt verktyg i säljprocessen för de flesta företag. Vissa typer av dokument anpassas helt efter mottagaren, som anpassade affärsförslag, men andra är helt standardiserade filer som om och om igen skickas ut till kunder och potentiella kunder i olika skeden i säljprocessen. Det kan röra sig om olika typer av produktblad, företagspresentationer, prislistor eller annan typ av information.

Mer än bara struktur

Att säkerställa att dessa dokument hålls uppdatera samt att säljare och annan personal inte skickar ut föråldrad information är ofta kritiskt vilket kräver en strukturerad dokumenthantering med inarbetade rutiner.

Att ha en central plats där allt material finns tillgängligt och som ständigt hålls uppdaterat är ett bra första steg och något som det finns mängder av system som kan hjälpa med. Men vad många ofta missar är möjligheten att faktiskt använda dessa dokument för att bättre förstå sin kunds avsikter och identifiera köpsignaler, något som ett modernt CRM-system faktiskt kan göra.

**Hubspots add-on till Outlook från vilken du bland annat kan komma åt den centrala dokumentlagringen för att snabbt och enkelt dela ett dokument**

Identifiera köpsignaler – och indikationer på ointresse

Ett CRM-system som verkligen sticker ut när det kommer till att möjliggöra smarta arbetssätt är Hubspot. Här får du inte bara en add-in till Outlook från vilken du snabbt och enkelt kan dela filer från företagets centrala dokumentlagring du ges också möjlighet att spåra hur mottagaren interagerar med filen du skickat, vilket öppnar upp mängder med möjligheter.

Genom att dela filen med en spårad länk istället för att skicka den som en bilaga kan du se när mottagaren öppnar filen, hur länge de stannat på varje sida samt även om den någon annan än den du skickat filen till öppnar den och vad de läst.

**Ett exempel på en notis om att ett dokument blivit läst.**

På detta sätt kan du se när dokumentet öppnas, vad din kund visar intresse för samt plocka upp olika typer av köpsignaler. Du kan samtidigt också se om mottagaren ej öppnat ett dokument som skickats och på så sätt snabba upp tecken på ointresse eller behov av ytterligare förtydligande från din sida.

Genom att dela filen via en länk istället för att skicka den som en bilaga kan du dessutom styra åtkomst och dra tillbaka filen om den blir inaktuell.