Upphandling av affärssystem - 5 tips för att lyckas

I denna text har vi valt att samla några tips för er som står inför ett affärssystemsbyte, tips som förhoppningsvis inte bara ska hjälpa er att välja rätt system utan även lyckas genomföra hela processen på ett kostnadseffektivt sätt.

1. Tillsätt en projektorganisation som representerar hela verksamheten

När man ska upphandla ett affärssystem handlar mycket om att ha en fördjupad förståelse för vad man faktiskt gör om dagarna, både i det stora och det lilla, och ingen vet mer om verksamheten än de som jobbar i den dagligen. Det är alltså klokt att på olika sätt involvera personalen i arbetet, till exempel genom gemensamma workshops, och se till att ha en projektorganisation med representanter från alla delar av verksamheten.

Dessutom behövs såklart en projektledare som har mandat att driva projektet samt göra de val och fatta de beslut som krävs.

2. Avsätt tid

Ett allt för vanligt misstag när man ska upphandla ett nytt affärssystem är att man underskattar den egna tidsinsatsen. Ett affärssystemsbyte kräver ett stort arbete och den som slarvar riskerar att i slutändan behöv betala ett högt pris när implementationen drar ut på tiden för att förutsättningarna inte klarlagts eller funktionaliteten i systemet inte motsvarar verksamhetens behov och personalen tvingas till dubbelarbete medans kostsamma och tidskrävande anpassningar görs.

Det är alltså på många sätt helt avgörande att samtliga som medverkar i projektet har rejält med tid avsatt för detta, exakt hur mycket det rör sig om varierar såklart, men helt säkert är att insatsen kan räknas i dagar per månad snarare än timmar.

3. Låt er inspireras – men inte förblindas

Att i ett tidigt skede gå ut och titta på hur andra gjort kan vara ett bra sätt att lyfta blicken från sin egen vardag och inspireras av andras lösningar, det är därför en god idé att medverka på olika systemdemonstrationer samt besöka referenskunder.

Samtidigt är det lätt att man i ett allt för tidigt skede fastna för en specifik typ av lösning eller funktion, att ”tänka fast sig” i något som egentligen inte är rätt för än själv, eller där det faktiskt finns ännu bättre alternativ att tillgå. Detta för oss också till nästa punkt på denna lista, nämligen vikten av Behovsanalysen.

4. Var noggrann i behovsanalysen

Att inleda sitt arbete med en ordentlig behovsanalys är såklart väldigt viktigt för att man ska kunna bedöma de olika lösningar som kommer att presenteras för en under resans gång. Här behöver man kunna se både till dagens och även morgondagens behov, allt för att ge sig själva bästa förutsättningar att i slutändan få ett system som är rätt, både för stunden och på sikt.

En vanlig metod för att göra detta är att kartlägga processer eller på annat sätt gå igenom de uppgifter som utförs i de olika delarna av verksamheten. Viktigt är dock att inte stirra sig allt för blind på nuvarande arbetssätt då det många gånger kan vara fött ur de förutsättningar som existerande systemstöd ger.

Precis som redan nämnt i punkt 3 i denna lista är det alltså viktigt att göra sin behovsanalys utan förutfattade meningar kring förutsättningarna eller hur behoven ska tillgodoses och istället fokusera på att skapa sig en tydlig bild av hur behovet ser ut samt vilka förutsättningar man faktiskt har att förhålla sig till.

5. Tänk efter innan ni ber om anpassningar

En viktig sak att komma ihåg när man väljer ett nytt affärssystem är att dessa faktiskt är utvecklade för att stödja ett best practice. Dessutom gör de leverantörer man för diskussion med inte något annat än att implementera och utveckla affärssystem hela dagarna och har (i alla fall om leverantören har relevant erfarenhet, vilket också hade kunnat vara en punkt på denna lista) sett mängder av verksamheter likt er och känner till hur man på bästa sätt använder deras system för att stödja dessa.

Det är alltså en väldigt god idé att faktiskt noggrant lyssna på hur de olika systemen är tänkta att användas och fundera en extra gång innan ni ber om anpassningar. När ni hamnar i lägen där ni inser att systemet inte stödjer er nuvarande arbetsprocess bör ni istället fråga er själva om ert nuvarande arbetssätt verkligen är det bästa eller skulle ni kunna bli än mer effektiva om ni istället anpassade er process och därmed kunde dra nytta av funktionaliteten i det nya systemet.

Att i så stor utsträckning som möjligt nöja sig med standardfunktionalitet är alltså viktigt, inte minst för den som vill hålla ned kostnaderna. Anpassningarna kräver nämligen inte bara insatser för att implementera, utan kan också skapa nya utmaningar och bli dyra i längden när dessa ska underhållas eller anpassas efter förändrade förutsättningar.

Läs också:

Rätt lösning och leverantör

Vi hjälper er att hitta rätt lösning och leverantör för ert digitaliseringsbehov. Oavsett om det rör sig om en upphandling av ett större affärssystem eller val av ett mindre digitalt verktyg hjälper vi er genom hela processen – från behovsanalys och framtagande av kravspecifikation, till bedömning och urval samt stöd vid implementation.