5 sätt att automatisera sina processer

Allt för många av oss lägger en stor del av sin arbetsdag på tråkiga och repetitiva uppgifter. Uppgifter som inte sällan är ganska enkla i sin natur men som samtidigt kan innebära stora följder om något utförs fel.

Det kan till exempel handla om en serie enklare uppgifter ska utföras utlöst av en specifik händelse (ett epost som ska skickas, en status som ska uppdateras i ett system, en uppgift som ska utföras i ett annat, etc) eller så kan det handla om att föra över eller jämföra information mellan olika system och datakällor.

Många utav dessa uppgifter kan idag utföras enklare eller helt automatiskt, ibland kan till och med hela processer automatiseras, allt tack vara förhållandevis enkla lösningar som de allra flesta har tillgång till oavsett vilka förutsättningar man har i form av existerande systemstöd eller mer eller mindre komplicerade processer.

I denna artikel har vi därför sammanställt 5 sätt att automatisera sina processer som vi på Cedeo tycker att fler borde dra nytta utav.

1. Använd automationsmöjligheterna inom systemen

Vad många inte känner till är att stora möjligheter till att automatisera processer numera ofta finns inom de system och digitala verktyg man använder i sin vardag. Det kan handla om ert affärssystem, CRM eller Marketing Automation-plattform där det finns möjlighet att skapa automationer eller ‘workflows’ genom systemet.

Ett bra exempel på detta är Power Automate som är en del av Microsoft 365 (tidigare Office 365), som mer än hälften av alla svenska företag använder sig av. Få är dock bekanta med Power Automate och vilka möjligheter detta medför.

Med Power Automate kan du nämligen automatisera uppgifter som du utför i Office-programmen samt övriga Microsoft 365-tjänster och även ett antal andra molntjänster utanför Microsoft-världen. Liknande lösningar som Power Automate finns också inom många andra system, så det kan vara en bra idé att undersöka om något av systemen du jobbar i dagligen kan hjälpa dig att automatisera uppgifterna du utför inom dem.

Denna typ av lösning kallas inte sällan för Low-code eller No-code, något som vi berättar mer om i punkt 4 på denna lista.

2. Automation genom integration

När processer ska automatiseras mellan system behövs såklart någon typ av integration mellan de aktuella systemen. Detta byggs ofta med hjälp av det som heter API (Application Program Interface), som möjliggör att man i det ena systemet kan utföra uppgifter eller hämta/synka information från det/de andra systemen(en).

För att bygga egna integrationslösningar behöver man dock ofta ta hjälp av en programmerare, men det många missar är att det ofta finns färdiga integrationer som någon redan byggt för de system du jobbar i. I ert ekonomisystem finns det till exempel antagligen en rad färdiga kopplingar till andra system, som tex olika CRM-system, E-handelslösningar, projektplaneringssystem och annat, som ni har möjlighet att aktivera.

Om någon färdig koppling inte finns till just ert system finns också alternativa lösningar att ta till, bland annat kan man använda sig av en integrationsplattform, vilket för oss till nästa punkt på listan.

3. Automation med hjälpa av iPaaS

iPaaS står för Integration platform as a service och är precis vad det låter som, nämligen en tjänst som man kan använda för att koppla ihop olika tjänster och system med varandra.

En iPaaS-lösning går alltså att använda som ett slags nav som kopplar ihop olika appar som inte har direkta kopplingar med varandra och möjliggör att du kan genomföra olika arbetsflöden i och och mellan de olika apparna.

Om systemen du vill koppla ihop inte har någon färdig koppling direkt mellan varandra kan det därför vara klokt att se om de istället har en koppling till en iPaaS-lösning.

iPaaS kan också beskrivas som en typ av No-code-lösning, något vi ska berätta mer om i nästa punkt på denna lista.

4. Automation med hjälp av Low-code / No-code

‘Low-code’, eller ‘No-code’, är en typ av plattform där man kan bygga egna appar eller automatisera flöden utan att själv behöva programmera speciellt mycket (Low-code) eller inget alls (No-code).

Olika typer av Low-code- och No-code-lösningar kan numera finnas inom större system för att automatisera flöden (något som avhandlats i punkt 1 på denna lista), men det finns också separata Low-code eller No-code-plattformar där man kan bygga riktiga appar utan att själv behöva kunna något om programmering.

Istället bygger du dina appar i ett visuellt gränssnitt där du genom ‘drag-och-släpp’ placerar färdiga ‘byggstenar’ med funktionalitet i ett flöde och sätter upp regler för vad som ska ske i de olika stegen i processen.

Low-code och No-code är dock två väldigt vida begrepp som innefattar lösningar med vitt skild funktionalitet. Som redan nämnt är iPaaS en typ av No-code-lösning och även Power Automate (som nämndes som exempel i punkt 1) är ett exempel på detta, precis som att Power Automate också innehåller något som vi ska avhandla i den sista punkten – nämligen RPA.

5. Låt en robot(!) göra jobbet

Den sista punkten på denna lista kan i mångas öron låta som Sci-Fi, men numera är det faktiskt möjligt att låta en robot – eller ‘Digital medarbetare’ som man brukar säga – utföra arbetet åt dig. Tekniken som möjliggör detta heter Robotic Process Automation (RPA) och är en typ av mjukvara som används för att automatisera processer.

Det som gör RPA speciellt är att det är något som ofta läggs “ovanpå” de system redan finns på plats och som klickar sig runt bland menyer och hoppar mellan systemen på samma sätt som en människa, det är också av denna anledning som det också kallas ‘Digital medarbetare’.

RPA går alltså att använda för att automatisera processer även där man använder sig av system som är föråldrade eller av andra skäl inte lämpar sig att integrera med varandra vilket i princip innebär att samtliga av de processer som du utför på din dator istället skulle kunna utföras av en Digitala medarbetare.

I praktiken är det dock inte så som RPA används, detta främst då det kräver en del insatser för att ‘lära upp’ eller programmera en Digital medarbetare, dessutom finns det begränsningar för hur många olika uppgifter en robot klarar av att utföra. Det innebär att RPA främst används för att automatisera processer där vinsterna av automatisering är stora, tex uppgifter som flera personer lägger mycket tid för att utföra, eller där man vill minska påverkan av ‘den mänskliga faktorn’.

Andra har också läst: