Vägen till ett nytt affärssystem

Många är vi som går i tankar om att byta affärssystem, men hur går egentligen en upphandling till? Och hur hittar man det system som passar en bäst?

För att försöka att besvara dessa frågor ska vi i denna text gå igenom de steg som en upphandling av ett nytt affärssystem kan innehålla, samt i korta drag beskriva hur man bör agera i de olika delarna i processen.

1. Intern uppstart

Detta må vara en självklarhet, men första steget är såklart att ni internt slår fast att det faktiskt är så att affärssystemsbyte är vad som ska ske samt att ni drar upp ramarna för arbetet. Det vill säga: Varför gör vi detta? Vad önskar vi att uppnå? Vad får det kosta (både i tid och pengar)? Hur ser tidsplanen ut? Och vem/vilka ska driva och medverka i projektet – behöver vi ta in hjälp utifrån, eller klarar vi arbetet själva?

2. Behovsanalys

Därefter ska behov och förutsättningar konkretiseras. Detta är ett arbete som är viktigt att göra grundligt, samt med fokus både på dagens behov men också med framtiden i åtanke, allt för att ge sig själva bästa förutsättningar att i slutändan få ett system som är rätt, både för stunden och på sikt.

En vanlig metod för att göra detta är att kartlägga processer eller på annat sätt gå igenom de uppgifter som utförs i de olika delarna av verksamheten. Viktigt är dock att inte stirra sig allt för blind på nuvarande arbetssätt då det många gånger kan vara fött ur de förutsättningar som existerande systemstöd ger.

Det är också viktigt att i detta skede inte titta allt för mycket på tänkbara lösningar. Det är självklart bra att låta sig inspireras, men man bör undvika att skaffa sig förutfattade meningar kring hur behoven ska tillgodoses och istället fokusera på att skapa sig en tydlig bild av hur behovet ser ut samt vilka förutsättningar man har att förhålla sig till.

3. RFI

När behovsanalysen är avklarad är det dags att gå ut till potentiella leverantörer och berätta att ni är i behov av ett nytt affärssystem. Detta görs ofta i form av en RFI (Request for information) som är ett förfrågningsunderlag som skickas ut, ofta till ett flertal leverantörer, och som beskriver de behov och förutsättningar som ni konstaterat under steget innan. Här ska alltså ert behov beskrivas – inte en lösning – ni bör alltså akta er för att skriva in allt för många krav i er RFI och istället lämna det öppet för leverantörerna att presentera sina egna lösningar på de behov ni har.

RFI:n besvaras ofta genom ett bilagt frågeformulär där leverantörerna får svara på i vilken utsträckning deras lösning kan täcka ert behov. I samband med detta rullar också en parallell process igång, nämligen leverantörernas införsäljnings- samt designprocess som ofta inkluderar flera möten, demos samt kanske referenskundsbesök – allt för att leverantören ska kunna bevisa sin duglighet samt ta fram ett förslag på lösning som bäst möter era behov.

Av ovan anledning kan därför detta steg ofta dra ut en del på tiden, men för den som gjort sin behovsanalys grundligt kan samtalen med leverantörerna snabbt bli väldigt konstruktiva och utvecklande då de med en god behovsbeskrivning som grund ofta kan presentera många innovativa lösningar på de behov ni har och samtidigt har ni själva goda förutsättningar att granska och bedöma dessa olika förslag.

4. Första urval

När ni bildat er en uppfattning av de olika leverantörernas system och lösningar är det dags att göra ett första urval. Nu har ni hunnit skaffa er mycket kunskap kring vilka olika lösningar som finns att tillgå och kanske även hunnit ompröva några av de krav och prioriteringar som ni haft vid projektets början.

Möjligen har ni också redan förstått vilket affärssystem som passar er bäst och kan i nästa steg fokusera på att välja ut en leverantör av detta system, eller så står fortfarande valet mellan flera tekniska lösningar. Oavsett vad är det nu dags att konkretisera era krav och prioriteringar samt korta ned listan av potentiella leverantörer till ett par, eller kanske tre, stycken.

5. RFP

Därefter är det dags att precisera sina krav och önskemål till de återstående leverantörerna, detta i något som ofta kallas RFP (Request for proposal). Detta är alltså något som skickas till ett fåtal, ofta 2-3 leverantörer. I det här skedet vet man mer om vad man söker och man kan därför beskriva sina krav och prioriteringar mer i detalj samt skicka med den kompletterande information som behövs för att leverantörerna ska kunna ta fram skarpa offerter samt detaljerade lösningsbeskrivningar och implementationsplaner.

6. Val av lösning och leverantör

Och sedan är det alltså dags att göra sitt val. Nu ska avtal på plats samt alla de överenskommelser som nåtts under resans gång formaliseras. Här fattas också de sista besluten kring hur lösningen ska designas samt hur implementationen ska gå till.

7. Implementation

Slutligen ska alltså det nya affärssystemet äntligen på plats. Oavsett om detta sker genom en traditionell implementationsprocess enligt den så kallade Vattenfallsmodellen eller genom en mer agil projektplan så är förhoppningsvis slutresultatet ett affärssystem som ger er bästa möjliga förutsättningar att utföra ert arbete, både idag och imorgon.

Andra har också läst: