10 saker du inte visste att ditt CRM borde kunna

Ett modernt CRM-system är en verktygslåda full med olika typer av funktioner som på olika sätt kan hjälpa er att jobba smartare i er försäljning, marknadsföring och kundvård.

En gång i tiden användes ett CRM-system endast för att hantera kontaktuppgifter till ens kunder och potentiella kunder, strukturera upp affärsmöjligheter samt logga olika typer av kundinteraktioner.

Men det är nya tider nu, ett CRM kan ofta betydligt mer än vad många tror, och därför har vi i denna artikel valt att lista tio exempel på funktioner som du kanske inte visste att du faktiskt kunde förvänta dig av ditt CRM.

1. Samla all marknadsföring till samma verktyg

Försäljning och marknadsföring har en hel del med varandra att göra och det finns mängder med synergier för den som kan samla data från båda dessa delar till ett och samma verktyg. Vid det här laget har också många insett att man faktiskt kan förvänta sig att ens CRM också kan hantera ens epostutskick och nyhetsbrev, men få vet om att man även samla andra delar av sin marknadsföring till sitt CRM.

Ovan kan till exempel handla om att koppla sitt CRM till sina annonskonton på Google, Facebook och Linkedin för att få in olika typer av data från dessa kampanjer, spåra leads samt enklare räkna ut ROI på spenderade annonspengar.

Ett annat exempel är koppling mot sociala medier för att schemalägga delningar samt spåra trafik och få in data om interaktioner. Dessutom kan du i flera system hantera olika typer av kampanjer och events i ditt CRM samt skapa UTM-länkar, vilket gör det till är närmast komplett verktyg även för marknadsföring.

Exempel på CRM-system som klarar av ovan:
HubSpot, Upsales*
*saknar koppling till sociala medier

2. Chatta med hemsidesbesökare

En annan funktion som blivit allt mer populär på senare tid är en live chatt till hemsidan. Många hemsidesbesökare uppskattar chatten och använder den för att snabbt få svar på en fråga eller komma i kontakt med rätt person/avdelning.

Chatt kan användas för både kundservice samt för att fånga upp och inleda dialog med potentiella kunder som besöker er hemsida. Och för den som använder chattbottar kan det dessutom ske helt automatiskt.

Det finns också mängder med olika företag som utvecklar chattlösningar men få vet att det faktiskt även är en funktion som finns i många CRM-system, vilket betyder att man kan samla alla kundinteraktioner till en plats samt ofta spara en hel del pengar på licens- och införandekostnad.

Exempel på CRM-system som klarar av ovan:
HubSpot, Freshsales Suite, Pipedrive, Salesforce, SuperOffice*, Lime CRM*
*Ej chattbot

3. Hantera kundservice

Ärendehantering och kundservice är ytterligare en sak som i grunden ligger väldigt nära försäljning och därmed gör sig naturligt som en del i ett CRM. Trots det har det tidigare inte varit en självklarhet att detta ska kunna hanteras i samma system, istället har verktyg som Freshdesk, Zendesk och Intercom blivit nödvändiga för den som vill ha ett bra systemstöd för att kundservice. Men så är det inte längre.

Numera kan man förvänta sig att ett CRM också innehåller funktioner för att hantera service ärenden från en rad olika källor, så som epost, telefon, chatt – och i vissa fall även WhatsApp och Facebook Messenger. Här finns också möjlighet att bygga kunskapsdatabaser med hjälpartiklar samt kundportal, med mera.

Exempel på CRM-system som klarar av ovan:
HubSpot, Salesforce, SuperOffice, Lime CRM

4. Skapa “Custom objects” för att hantera sådant som ett CRM normalt sett inte gör

Ett CRM-system kan normalt sett hantera en rad olika typer av poster/objekt, så som kontakter, företag, affärsmöjligheter, produkter, uppgifter, med mera. I vissa typer av verksamheter kan det finnas behov av att hantera en egen typ av objekt i systemet.

Låt säga att ni till exempel är ett företag som hyr ut eller jobbar med service av fordon, maskiner, fastigheter eller andra typer av anläggningar. Då kan det vara väldigt smidigt att faktiskt kunna hantera dessa fordon/maskiner/fastigheter/anläggningar som egna objekt i systemet. I sådana fall är Custom Objects något för er.

Custom Objects gör det alltså möjligt att skapa upp ett register över dessa egna objekt för att på olika sätt hantera dessa samt koppla dem till andra objekt i systemet. Till exempel kanske du vill att den fastighet som ni hyrt ut till en viss kund faktiskt ska vara knuten till denna i systemet, eller att det där serviceärendet ska knytas till rätt maskin. Custom Objects är i dessa sammanhang otroligt användbart och kan ofta ersätta andra systemstöd för hantering av dessa objekt.

Exempel på CRM-system som klarar av ovan:
HubSpot, Freshsales Suite

5. Automatisera – typ allt(!)

Vi lever i tider där allt ständigt ska gå snabbare, gärna helt automatiskt till och med. “Allt som kan automatiseras kommer automatiseras”, hävdar somliga och då är det väldigt användbart – kanske till och med oumbärligt – att ha en kraftfull automationsmotor inbyggd i sitt CRM-system. Och detta kan man alltså förvänta sig!

Nuförtiden innehåller de flesta CRM-systemen någon form av möjlighet att automatisera olika typer av uppgifter och processer, men det är fortfarande stora skillnader på hur bra de olika systemen gör det. I vissa fall består automationsmöjligheterna endast av enklare marketing automation-funktioner, medans det i andra ger fullständiga möjligheter att automatisera allt från att utföra olika typer av uppgifter till registervård – något som kan spara mängder med tid och tillföra värden som ni inte visste var möjliga.

Exempel på CRM-system som klarar av ovan:
HubSpot, Upsales, Freshsales Suite

6. CPQ/Offertverktyg med inbyggd e-signering

CPQ är ett begrepp som används allt mer. Förkortningen står för Configure Price Quote och innefattar verktyg som på olika sätt kan underlätta konfigurering, prissättning och offerering.

Delar av detta är något som CRM-verktygen kunnat ganska länge. Att ett system kan hantera produkter och priser och med hjälp av dessa kunna skapa offerter är inget nytt. Men det blir extra intressant, och extra användbart, när slutprodukten CRM-systemet genererar inte bara består av en PDF som skickas till kund utan faktiskt är en digital offert med inbyggd E-signering.

Det är väldigt praktiskt, och ger ett väldigt gott intryck, att skicka en länk till en snygg grafisk offert där kunden ger möjlighet att godkänna köpet direkt. Dessutom ger det såklart spårbarhet för den som vill jobba mer datadrivet i sin försäljning.

Exempel på CRM-system som klarar av ovan:
HubSpot

7. Låt CRM-systemet berätta vem det är som ringer

En liten funktion, som dock kan spara en hel del tid och kraft, och även tillföra nya värden, är att låta CRM-systemet läsa av samtals-ID på den som ringer och slå detta mot registret för att kunna berätta vem det är som ringer.

Ovan är alltså en funktion för inkommande samtal till en mobiltelefon och innebär att medarbetarna inte behöver ha sina kunders kontaktuppgifter i sin lokala telefonbok för att se vem som ringer. När det ringer på en medarbetares mobiltelefon kan denne direkt se vem det är i andra ändan, även om man aldrig varit i kontakt med personen tidigare.

Detta betyder alltså att man gemensamt på företaget bara behöver underhålla ett kontaktregister som alla kan dra samma nytta av, vilket såklart ger alla en större motivation att hålla registret uppdaterat. Dessutom innebär det antagligen att medarbetarna kommer att använda CRM-systemets mobilapp för att söka upp kontaktuppgifter till de den ska ringa och säkert också ringa från appen, vilket i sin tur betyder att appen kommer att se att ett samtal ringts och påminna användaren att göra en samtalsnotering direkt i appen.

Som sagt, en liten funktion som kan ge stora effekter

Exempel på CRM-system som klarar av ovan:
HubSpot, Freshsales Suite, Pipedrive, SuperOffice

8. Köhantering av uppgifter – med “focus mode”

Hantering av uppgifter är en av de mest grundläggande funktionerna i ett CRM och därmed något som även det enklaste av CRM-system kan hantera på något sätt. Men precis som i mycket annat finns de vissa system som lyckas ta det till en ny nivå och i detta fall verkligen underlättar för den som vill klara av sina uppgifter på smidigast möjliga sätt.

Exakt vad vi ska kalla denna funktion är vi inte helt säkra på, men Upsales kallar det “focus mode” och då HubSpot – som är ett annat system som möjliggör detta – inte har en bättre benämning får Focus mode bli det vi kallar det.

Vad är då Focus mode? Jo, det handlar om att hjälpa användaren att få all nödvändig information man behöver när man ska klara av en uppgift. Detta genom att ta användaren till informationssidan för kontakten/företaget som uppgiften är knuten till. På så sätt kan användaren allt se all historik om aktuell kontakt/företag. När sedan samtalet är ring, mejlet skickat (eller vad som nu skulle utföras) kan användaren klicka sig vidare till nästa uppgift och få upp informationssidan för den kontakt/företag som nästa uppgift avser. Smart va?

Exempel på CRM-system som klarar av ovan:
HubSpot, Upsales

9. Poängsättning av kontakter och företag

Denna funktion kallas ofta “leadscoring”, vilket visserligen är något missvisande då samma metod kan användas för att poängsätta även befintliga kunder. Vad det handlar om är i alla fall alltså att poängsätta en kontakt eller företag i ert CRM, detta för att på ett enkelt sätt kunna överblicka dessa och till exempel snabbt kunna identifiera ett extra intressant lead eller kanske en existerande kund som behöver vårdas.

Leadscoring går till som så att ni sätter ett antal kriterier för olika händelser eller information i ert CRM som ska generera poäng till kontakten eller företaget. Poängen tilldelas sedan automatiskt till de olika objekten och uppdaterar såklart om något skulle förändras. Poäng kan tilldelas på en rad olika kriterier, till exempel vem kontakten är, information om företaget denne jobbar på eller olika aktiviteter som denne utfört. Ni kan själva bestämma hur ni poängsätter samt även tilldela minuspoäng.

Exempel på CRM-system som klarar av ovan:
HubSpot, Freshsales Suite, Pipedrive, Lime CRM, Salesforce, Upsales, Dynamics 365

10. Spåra mängder av händelser

För den som vill jobba mer datadrivet inom försäljning är just möjligheten att kunna spåra olika typer av händelser och aktiviteter hos sina kunder och potentiella kunder otroligt användbar.

Detta är också en sak som flera CRM kan, men med olika begränsningar. Det system som kan allra mest i detta fall, HubSpot, kan spåra allt från sidor som dina kontakter besökt på er hemsida till vilka av era säljdokument de tittat på, på vilka sidor och hur länge. Andra system kan bara spåra hemsidesbesök och vissa endast öppningar och klick i skickade epost.

Exempel på CRM-system som klarar av ovan:
HubSpot, Freshsales Suite*, Pipedrive*, Salesforce*, Upsales*, Dynamics 365*
*dock med vissa begränsningar mot ovan

Ännu fler smarta CRM-funktioner

Listan av olika typer av smarta funktioner som man numera kan förvänta sig av ett CRM kan göras lång. Här valde vi att begränsa oss till tio stycken, men för dig som vill se ännu fler smarta funktioner har vi en rad olika artiklar här på Kunskapsbanken, till exempel:

• Möteslänkar & bokningssidor för automatisk inbokning av möten (exempel på CRM-system som kan detta: HubSpot, Pipedrive, Superoffice, Upsales)

• Hantering av e-postmallar & textsnuttar för snabbare och mer enhetlig kommunikation (exempel på CRM-system som kan detta: HubSpot, Freshsales Suite, Pipedrive, Superoffice, Upsales)

• Säljsekvenser för utskick av personliga epost och automatiskt skapa uppgifter (exempel på CRM-system som kan detta: HubSpot, Freshsales Suite, Upsales)

• Playbooks/"säljmallar" för hantering av säljrutiner och effektiv samtal- och mötesloggning (exempel på CRM-system som kan detta: HubSpot)

• Pipelines med smarta fält för att succesivt kunna inhämta information i en säljprocess (exempel på CRM-system som kan detta: HubSpot, Freshsales Suite, Upsales)

• Delade säljdokument för att spåra händelser och identifiera köpsignaler (exempel på CRM-system som kan detta: HubSpot)

Andra har också läst: